Protección de Datos en Comunidades de Propietarios

La Importancia de la Protección de Datos en la Administración de Fincas

En la administración de fincas, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) es esencial para garantizar la seguridad y privacidad de los propietarios. Como administrador de fincas, es fundamental conocer las obligaciones legales para evitar sanciones y proteger los datos personales de la comunidad.

Quién es el Responsable del Tratamiento de Datos

La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento de los datos personales, y el presidente actúa como su representante legal. Si la comunidad contrata un administrador de fincas colegiado, este será un encargado del tratamiento, por lo que es obligatorio firmar un contrato de encargo de tratamiento.

Principales Obligaciones en Materia de Protección de Datos

Para garantizar el cumplimiento normativo, la comunidad de propietarios debe:

• Informar a los propietarios sobre el tratamiento de sus datos.

• Usar los datos solo para gestión comunitaria (cuotas, morosos, comunicaciones, etc.).

• No conservar datos más tiempo del necesario.

• Aplicar medidas de seguridad adecuadas.

Videovigilancia en Comunidades de Propietarios 

La instalación de cámaras en zonas comunes debe cumplir con ciertos requisitos legales:

• Se deben colocar carteles informativos visibles.

• Solo pueden acceder a las imágenes personas autorizadas (presidente, administrador de fincas o empresa de seguridad).

• Las imágenes no pueden almacenarse por más de 30 días, salvo en casos justificados.

Publicación de Datos de Morosos

Uno de los aspectos más delicados en la administración de fincas es la gestión de morosos. Para evitar infracciones:

• Se pueden incluir en actas los nombres de los propietarios con deudas, pero sin exponer información innecesaria.

• No se pueden publicar listas de morosos en tablones de anuncios visibles a terceros.

• La comunicación de impagos a empresas externas debe cumplir con la normativa de protección de datos.

Derechos de los Propietarios en Materia de Protección de Datos

Los propietarios tienen derecho a:

• Acceder a sus datos personales.

• Rectificar errores en la información.

• Solicitar la supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios.

• Limitar el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.

• Oponerse al uso de sus datos si no hay una justificación legal.

Medidas de Seguridad para Cumplir con la Normativa

Para evitar vulneraciones de seguridad en el tratamiento de datos, se recomienda:

• Limitar el acceso a la información a personas autorizadas.

• Proteger los documentos físicos y digitales con datos personales.

• Utilizar correos electrónicos con copia oculta (CCO) en las comunicaciones.

• Mantener actualizado el Registro de Actividades del Tratamiento.

Sanciones LOPD en comunidades de propietarios por incumplimiento de la normativa oscilan entre 900€ y 600.000€

La cuantía de las sanciones LOPD en comunidades de propietarios depende de diferentes factores, como la gravedad de la infracción, el número de afectados, la duración en el tiempo de la infracción, etc., tal y como ocurre con el incumplimiento de la normativa de protección de datos.

Como personas jurídicas que tratan con datos personales y, que además, son responsables del tratamiento, a las comunidades de propietarios también se les pueden imponer sanciones por no cumplir la Ley de Protección de Datos, cuando cometan algunas de las infracciones contempladas en la LOPDGDD y el RGPD.

Cabe señalar que las infracciones más habituales en materia de protección de datos, y que han sido ya motivo de sanciones LOPD a comunidades de propietarios, son la vulneración de la confidencialidad de los datos personales, no responder a las solicitudes de derechos los interesados y no tener suscrito el contrato de encargo de tratamiento con el administrador de fincas (en los casos en los que tiene).

Y conviene no pensar que por ser comunidades de propietarios, las sanciones LOPD no van a ser tan duras como las que se pueden imponer a grandes empresas; de hecho, la AEPD ya ha impuesto sanciones LOPD a comunidades de propietarios de cuantías elevadas, como muestra dos ejemplos:

• Una comunidad de propietarios fue sancionada con 15.000 euros por exponer en los ascensores el acta de la última junta de propietarios, en la que constaba los nombres, apellidos, piso y puerta de varios vecinos afectados por una denuncia sobre la realización de unas obras consideradas irregulares por la comunidad.
• Otra comunidad de vecinos fue sancionada con 10.000 euros por colgar en el tablón de anuncios los datos de una de las propietarias que tenía una deuda de impago de las cuotas de la comunidad.

Conclusión

El cumplimiento de la normativa de protección de datos es una obligación fundamental para cualquier comunidad de propietarios. Un administrador de fincas profesional y colegiado garantiza la correcta gestión de estos aspectos, evitando sanciones y asegurando la privacidad de los propietarios.

Si necesitas un servicio de administración de fincas que te ayude con la protección de datos y la gestión eficiente de tu comunidad, ¡contacta con nosotros!